همه چیز درباره دفاتر حسابداری

دفتر ها حسابداری مهم ترین ابزار فعالیت یک حسابدار میباشند. شاید حتی بتوانیم داعیه کنیم دفتر ها حسابداری چیست اولی مواقعی می باشند که هرکس می بایست در دانش حسابداری با آن‌ها آشنا خواهد شد و انگیزه آن هم این میباشد که یک حسابدار می بایست به طور روزانه ورقه ها و داده ها حسابداری را درین دفترها رسمی تثبیت نماید. به‌دنبال این نوشته‌ی علمی با دفتر ها رسمی (قانونی) و دفترها غیرقانونی آشنا میشوید، خصوصیات و کاربردهای هرکدام را میشناسید و در امر اهمیت تهیه و نگارش این دفتر ها می‌خوانید. در پی هم به نکاتی در باب تهیه و حفظ دفتر ها رسمی میپردازیم.

دفتر ها حسابداری (دفترها رسمی) چه می‌باشد؟

دفترها رسمی محل تثبیت همه رویدادهای مالی پس از تثبیت در اوراق حسابداری میباشند. در واقع رویدادهای مالی بعداز اینکه در ورقه ها حسابداری تثبیت شدند و به تایید رئیس رسیدند در دفتر ها حسابداری که به وسیله ضابطه رقم خورده میباشد تثبیت و مراقبت می گردند. بدین دفترها که به وسیله ضابطه گزینه تایید میباشد در اصطلاح دفتر ها حسابداری یا این که دفترها رسمی حسابداری می‌گویند.

اشکال دفترها حسابداری را میشناسید؟

دفتر ها حسابداری مجموعاَ به دو دسته مهم تقسیم می گردند:

دفترها قانونی (رسمی): دفاتری می‌باشند که طبق ضابطه مسلما بایستی تهیه شوند و در این باره تحمیل رسمی وجود داراست. دفترها قانونی و رسمی به دو دفتر کار خبر نامه و دفتر کار مجموع تقسیم می‌شوند.

دفترها غیررسمی (کمکی): دفاتری می باشند که اجباری برای تنظیم آنها نیست و صرفا به خواسته ساخت سهولت و اعتنا در زمینه ی حسابداری و مراقبت بهتر اکانت ها تهیه میگردند. دفتر کار مشخص و معلوم دارای اسم و رسم ترین دفتر کار غیر قانونی به حساب آورده می شود.

ولی چرا دفتر ها حسابداری دراین مورد اهمیت متعددی دارا هستند و حتی تهیه و تنظیم بعضا از آن‌ها اجباری به حساب آورده می شود؟

بدین پرسش بعداز اینکه راجع‌به دفتر ها قانونی و غیرقانونی توضیحات بیشتری ارائه دادیم جواب میدهیم.

چقدر در زمینه‌ی دفتر کار مجله می‌دانید؟

محل کار خبرنامه دفتری میباشد که مجموع عملیات ها و معاملات مالی واحد اقتصادی می بایست در آن تثبیت خواهد شد. این اتفاق ها بایستی به ترتیب تاریخ در دفتر کار مجله تثبیت شوند.

محل کار خبرنامه متشکل از تعدادی ردیف میباشد. درین ردیف ها شماره گواهی حسابداری، تاریخ، شرح روی داد، مبلغ بدهکار و یا این که مبلغ بستانکار رویدادهای مالی تثبیت می گردند. در ردیف شرح می بایست اسم حسابی که بدهکار یا این که بستانکار میگردد و خلاصه ای از اتفاق افتاد مالی متبوع نوشته گردد. همگی اوراق حسابداری بایستی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر کار خبر نامه وارد شوند.

محل کار خبرنامه از مواقعی میباشد که شرکتهای برای تنظیم شکل های مالی در سال مالیاتی از آن به کار گیری می نمایند.

دفترها خبرنامه به 2 دسته تقسیم می‌شوند!

معمولا در تیم های گسترده که وسعت رویدادهای مالی خیلی زیاد میباشد حتی ممکن میباشد برای هر نوع خاص از داد و ستد مالی دفتری خبر نامه به خصوص در لحاظ گرفته خواهد شد. اما وجود این دفترها بدین معنا وجود ندارد که به دفتر کار خبر نامه کلی نیازی وجود ندارد.

در‌این مورد ها دفترها خبر نامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در لحاظ گرفته می‌شوند با اسم «محل کار مجله منحصر به فرد» و دفتر کار مجله ای که کلیه رویدادهای مالی و معاملات در آن تثبیت میگردد با اسم «محل کار مجله همگانی» شناخته می گردد.

محل کار مجموع – خلاصه معاملات و رویدادهای مالی، به تفکیک، پیش روی شما!

نیاز به محل کار مجموع از آنجایی به وجود می‌آید که نمی اقتدار بعضا از داده ها مربوط به اکانت ها را از دفترها خبر نامه به راحتی استخراج کرد. این محدودیت دفتر کار خبرنامه به جهت ساختار آن و شیوه تثبیت داده ها رویدادهای مالی در آن میباشد. ولی با انتقال رویدادهای مالی دفتر کار مجله و طبقه بندی و تفکیک آن‌ها در محل کار دیگری به اسم دفتر کار تمام می اقتدار داده ها بسیار مفیدی به دست آورد.

در دفتر کار مجموع برای هر اکانت کاغذ ای غیروابسته در حیث گرفته می‌شود و مجموع رویدادهای مالی مربوط به آن اکانت که در محل کار خبرنامه تثبیت گردیده اند بایستی به ترتیب تاریخ وقوع روی داد مالی، به‌این برگه انتقال میابد. به این ترتیب با دقت اینکه کل اکانت های یک گروه اقتصادی در دفتر کار تمام به تفکیک نقل شده، این دفتر کار رسمی را می اقتدار یکی مهم ترین دفترها رسمی شرکت های و موسسه ها دانست.

در امر انتقال داده ها از دفتر کار خبرنامه به دفتر کار مجموع هرکسی مقطع متفاوتی را اعلام می نماید؛ برخی معتقدند این داده ها محل کار خبرنامه هر هفته می بایست به دفتر کار مجموع منتقل خواهد شد، بعضا معتقدند این رخداد بایستی روستا روز انتها ماه صورت پذیرد و به لحاظ برخی دیگر برای انتقال داده ها میان این دو محل کار رسمی تا پانزدهمین روز ماه آنگاه بازه زمانی دارید.

احتساب آسوده باقیمانده اکانت در محل کار تمام

در محل کار تمام می‌توانید برای هر اکانت، به راحتی با کسر کل مجموع موردها بدهکار و بستانکار از هم باقیمانده گیری فرمایید. در واقع باقیمانده اکانت در محل کار مجموع به عبارتی مابه التفاوت تمام بدهکار و بستانکار میباشد. در صورتیکه که باقی‌مانده بدهکار در غایت بیشتر باشد ماهیت ما‌نده اکانت بدهکار میباشد و در غیر این شکل بستانکار محسوب می‌شود.

محل کار مشخص (دفتر کار کمکی) چه میباشد؟

محل کار مشخص مشهورترین دفتر کار غیررسمی میباشد. محل کار معلوم با اسم محل کار کمکی هم شناخته میشود، به این دلیل‌که غرض این محل کار امداد به کارها حسابداری کمپانی میباشد. در واقع از دفتر کار مشخص و معلوم برای تفکیک اکانت های دفتر کار مجموع به کارگیری می گردد. در برخی از موسسه ها و شرکتهای پر درآمد ترین شاخه های حسابداری و جریان کارها تجاری به طوری میباشد که مورد نیاز میباشد داده ها بی نقص در زمینه ی یک یا این که یک سری اکانت محل کار تمام در دسترس باشند.

از‌آنجا‌که یافت کردن این اکانت ها در دفتر کار تمام ممکن میباشد طاقت فرسا و زمان بر باشد هرکدام از این اکانت های منحصر که ممکن میباشد مشتمل بر رویدادهای مالی فراوانی باشند در دفتر ها معلوم تثبیت میگردند.

به خیال داشته باشید که حفظ بعضی اکانت ها در دفتر کار معلوم به معنای حفظ نکردن آن‌ها در دفتر کار تمام وجود ندارد، بلکه مدام می بایست عده باقی‌مانده اکانت در محل کار مشخص و معلوم می بایست با توده باقی مانده به عبارتی اکانت در محل کار تمام یکسان باشد. نکته حائض اهمیت این میباشد که محل کار مشخص یکی‌از دفترها رسمی به حساب آورده می شود البته غیر قانونی میباشد و صرفا برای یاری به فرآیندهای گزارش گیری گزینه به کارگیری قرار میگیرد.

بعضا از مهم ترین و معمول ترین دفترها مشخص و معلوم دربرگیرنده این موردها می‌باشند:

محل کار مشخص خزانه

محل کار مشخص بدهکاران

محل کار معلوم اموال

محل کار مشخص و معلوم بستانکاران

2 آیتم دیگر از دفترها رسمی و ولی غیررسمی دیگر وجود دارا‌هستند که در اکثری از شرکت های آیتم به کار گیری قرار میگیرند:

محل کار میزان دارایی: در ماده 9 ضابطه تجارت آمده میباشد که محل کار بودجه به دفتری گفته میگردد که در آن بازرگان بایستی به صورت هر ساله گزارش کلی از بودجه های منقول و غیر منقول خویش ارائه دهد. درین محل کار همینطور بایستی دیون و مطالبات نیز با جزئیات نوشته شوند. ولی اینک با اعتنا به وجود ترازنامه محل کار میزان دارایی کارکرد به محرمانه ندارد.

محل کار کپیه: در ماده 10 ضابطه تجارت هم آمده که دفتر کار کپیه دفتری میباشد طومار نگاری ها و صورتحساب های صادره به ترتیب تاریخ وقوع در آن قید گردیده باشد. فعلا به کار گیری از سیستم های اتوماسیون اداری نیز کاربرد این دفتر کار را از در بین برده اند.

ولی چرا دفترها رسمی اهمیت دارا‌هستند؟

در اولِ مقاله بدین قضیه اشاره کردیم زور رسمی برای داشتن دفتر ها رسمی در مجموع موسسه ها و بنگاه های اقتصادی وجود دارااست. کل واحدهای اقتصادی می بایست دارنده دفتر ها مجله و دفترها مجموع باشند.

این دفتر ها موقعیت اکانت های یک گروه را از نگاه بدهکار یا این که بستانکار بودن باقی‌مانده اکانت به طور صریح منعکس می نمایند. همینطور دفتر ها حسابداری اوراق قانونی مستدلی برای کاهش ایرادات در حسابداری، به خصوص در مورد عدم تثبیت معاملات و رویدادهای مالی یا این که هرگونه خطا دیگری مثل تثبیت تکراری رویدادهای مالی می باشند.

یکی‌از دیگر از عارضه ها اهمیت دفترها رسمی، منعکس شدن کل جزئیات مرتبط با رویدادهای مالی در کل بعد ها میباشد. اطلاعاتی نمونه تاریخ، مقدار خرید و فروش، بدهکاری و بستانکاری هر اکانت در دفترها رسمی معلوم می‌باشند.

دفتر ها حسابداری داده ها مالی را به ترتیب مقطع واقعه دسته بندی می نمایند و در دسترسی های بعدی داده ها خیر به مخاطب می دهند.

عواقب عدم تهیه و تنظیم دفتر ها رسمی چه است؟

عواقب عدم تهیه و تنظیم دفترها رسمی، جریمه و بخش اعظمی از ایرادات دیگر میباشد. در‌صورتی‌که که می‌خواهید دربرگیرنده جریمه و ساخت ایرادات بعدی نشوید بایستی یکسال پیش از استارت سال مالی تازه برای اخذ دفترها پلمپ گردیده سال مالی مبادرت نمایید. در بعضی مورد ها هم شاهد این هستیم که دفتر ها رسمی پیش از اینکه سال مالی سرازیر تمام شود مجموع می گردند. درین موقعیت هم میتوانید نسبت به اخذ دفتر ها نو مبادرت فرمائید.

رد دفترها رسمی به چه معناست و چرا شکل می‌گیرد؟

در انتها هر سال مالی دفترها رسمی می بایست بوسیله متخصص مالیاتی محاسبه و تایید گردد، البته در بعضی موردها به جهت وجود اشتباهات و رعایت نکردن موردها رسمی این دفترها بوسیله متخصص مالیاتی رد میشوند. بدین حادثه رد دفترها می‌گویند.

رد دفترها در بیشتر مورد ها به جهت وجود مشکلاتی در موضوع تحریر یا این که انجام اصلاحات شکل می‌گیرد. در آخر بد وجود ندارد به متداول ترین مواقعی که سبب رد دفتر ها رسمی می گردند اشاره کنیم.

استعمال از دفترها مالی سال یا این که سال های پیشین

تحریر داده ها مالی دروغین و ساختگی

تثبیت نکردن کار های مالی مربوط به شعب

تثبیت نشدن داده ها مربوط به تعدادی کار به هر برهان

وجود خدشه، منزه شدگی و تراشیدگی در موردها تثبیت گردیده

دفاتری که از پلمپ بیرون گردیده باشند

وجود صفحه های سپید بیش تر از حد استاندارد

جریمه ای که برای عدم ارائه دفتر ها رسمی به وسیله شرکتهای در لحاظ گرفته گردیده هم اندازه 20 درصد از مبلغ مالیات و جریمه رد دفتر ها نیز برابر با 10 درصد مبلغ مالیات میباشد.

ولی خوشبختانه این ایام با روی کارآمدن قابل انعطاف افزارهای حسابداری می قدرت کارها تهیه ارائه دفتر ها رسمی را با سرعت و توجه بیشتری انجام اعطا کرد.

منبع :

انتخاب و خرید  نرم افزار حسابداری شرکتی